Privacy policy for recruitment using Teamtailor
EN: Privacy policy for recruitment using Teamtailor
I. Personal Data Controller
Luminor Group (further also “we”, “our” or “us”, “Luminor”) is committed to protecting the privacy of all individuals when processing personal data. Processing personal data by Luminor is subject to the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and applicable national laws. This policy describes specifically how we collect, share, and protect personal data in the recruitment process.
When you participate in a selection for a position in a Luminor organization, the Luminor unit offering the job position becomes the controller of the personal data that you provide and/or which is legally obtained from third parties. This includes your identification data, contact details, employment history and qualifications, assessment and test results, interview notes, and feedback, etc.
You may find contact details of all Luminor entities on our websites: www.luminor.ee, www.luminor.lv, and www.luminor.lt.
II. Processing of Personal Data
We process your personal data for the following purposes:
- assessing the suitability of your application,
- organizing the selection process and communicating with you, including informing you about other recruitment opportunities,
- evaluating your suitability for the position,
- conducting interviews and assessments,
- verifying your qualifications and references.
We process your data based on the following grounds:
- the need to take certain measures before signing the employment contract on the basis of your application when you are selected (Section 6 (1) (b) of the GDPR);
- in compliance with the requirements established by legal acts (Section 6 (1) (c) of the GDPR);
- where Luminor has a legitimate interest in assessing your suitability for the position you are seeking and to avoid any conflict of interest (Section 6 (1) (f) of the GDPR);
- where relevant, your explicit consent (Section 6 (1) (a) of the GDPR).
Luminor will retain your personal data for 6 months from the date of receipt, unless Luminor employs you, or you individually agree to Luminor retain your data for an extended period of time in order to invite you to participate in future selections.
We collect your personal data primarily by you submitting it to us directly, but we may also obtain it from third parties (e.g. LinkedIn or similar professional social networking platforms, referrals, public registries and other sources).
Due to the centralized management of the selection process, Luminor may disclose your personal data to other companies in the Luminor Group. In the cases provided for by law, the selection of top managers may require the approval of the supervisory authorities, in which case we will have to provide personal data to such authorities.
Because Luminor uses TeamTailor's candidate selection platform, owned by TeamTailor AB, to simplify the selection process, TeamTailor AB and its subcontractors may have access to candidates' personal data when providing their services. TeamTailor AB acts as a data processor for Luminor. AI might be used in TeamTailor as a supportive function to automate some steps, but never to make a decision.
To assess your knowledge, skills, and suitability for the position, we may use external platforms that provide testing options. These platforms allow candidates to complete tests, enabling us to evaluate their suitability for the role. All data processors are bound by contractual obligations to protect your personal data and process it only according to our instructions.
III. Your rights
You have:
- the right to access the personal data Luminor processes about you. Upon your request, we shall:
- explain to you the logic involved in any (if any) automated processing of personal data. Confirm whether or not personal data relating to you is being processed and provide information as to the purposes of the processing, the categories of personal data concerned, and the recipients or categories of recipients to whom the personal data are disclosed;
- disclose to you your personal data processed by Luminor and any available information as to their source;
- the right to request Luminor to rectify any inaccurate personal data;
- when processing of personal data is based on consent, the right to withdraw consent at any time, without affecting the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal;
- the right to receive the personal data processed in a structured, commonly used, and machine-readable format and have the right to transmit the personal data to another controller under certain conditions. This right is limited to:
- personal data provided by you;
- information which is not contrary to the principles of confidentiality and non-disclosure of commercial or professional secrets.
- under certain circumstances, you shall have the right to request erasure or restriction of processing of the personal data;
- the right to object to the processing of the personal data for specific purposes and under certain conditions;
- you also have a right to lodge a complaint with a supervisory authority – in Estonia to the Data Protection Inspectorate (website: www.aki.ee); in Lithuania to the State Data Protection Inspectorate (website: https://www.ada.lt/); in Latvia to the Data State Inspectorate (website: http://www.dvi.gov.lv/lv/).
IV. Use of Cookies on the TeamTailor platform
When users use the TeamTailor platform, information about its usage may be stored as cookies. Cookies are passive text files that are stored in the internet browser on the User’s device, such as a computer, mobile phone, or tablet, when using the Service. We use cookies to improve the user’s usage of the platform and to gather information about, for example, statistics about the usage of the platform. This is done to secure, maintain, and improve the platform. The information that is collected through the cookies can, in some instances, be personal data and is, in such instances, regulated by our Cookie Policy.
Users can at any time disable the use of cookies by changing the local settings in their devices. Disabling cookies can affect the experience of the platform, for example, disabling some functions.
V. Changes
We have the right to, at any time, make changes or additions to this privacy policy. The latest version of the privacy policy will always be available on the TeamTailor platform. A new version is considered communicated to the users when the user has either received an email informing the user of the new version (using the e-mail stated by the user in connection to the use of the platform) or when the user is otherwise informed of the new privacy policy version.
VI. Use of Artificial Intelligence (AI) in the Recruitment Process
As part of our recruitment process, Luminor uses AI-assisted tools within Teamtailor to support the initial screening of applications. These tools help us review CVs and application materials more efficiently and consistently by identifying job-related information and creating summaries for our recruitment team.
AI does not make hiring decisions. All decisions regarding your application are made by human recruiters, and humans always have the ability to review, question, override, or disregard AI-generated output.
What data does the AI system process?
The AI tool processes the information you provide in your application, including:
- CV and cover letter content,
- work experience, skills, and qualifications,
- additional information you voluntarily submit.
The AI may generate internal summaries or extract key points from your application to assist our recruiters. These outputs are stored together with your candidate profile and are subject to the same retention periods as your application data.
Why do we use AI?
We use AI to:
- Support efficient and consistent first-round screening of applications;
- Help identify the criteria relevant to the position.
- Improve the quality and speed of our recruitment processes.
The use of AI is considered a high-risk AI use case under the EU Artificial Intelligence Act when applied to CV screening and candidate evaluations.
Legal basis
The processing of your personal data through AI-assisted screening is based on:
- as consent has been given - prior to the need to take steps at your request, before entering into an employment contract; and
- Luminor has a legitimate interest in ensuring an efficient, fair, and consistent recruitment process.
Human oversight and automated decisions
A human recruiter always reviews AI-generated outputs. You will not be subject to a decision based solely on automated processing.
Your rights:
You have the right to:
- Request human involvement in the review of your application;
- Request an explanation of how AI-assisted processing contributed to the evaluation;
- express your point of view or contest the result of AI-assisted analysis.
Transparency and monitoring:
Luminor continuously monitors the AI system to identify and mitigate potential risks, such as bias or inaccurate outputs. We maintain documentation describing the system’s purpose, functioning, safeguards, and performance, as required by internal AI governance and the AI Act.
Third-party involvement:
The AI functionality is provided through our recruitment platform, Teamtailor, which acts as a data processor on behalf of Luminor. Teamtailor processes your data only according to our documented instructions and subject to contractual safeguards.
VII. Further questions?
Should you have any further questions about the processing of your personal data, please contact:
* Data protection officer in Lithuania: dataprotectionLT@luminorgroup.com;
* Data protection officer in Latvia: dataprotectionLV@luminorgroup.com;
* Data protection officer in Estonia: dataprotectionEE@luminorgroup.com.
____________________________________________________________________
LT: Privatumo politika įdarbinant naudojant „Teamtailor“
I. Asmens duomenų valdytojas
„Luminor Grupė“(toliau taip pat „mes“, „mūsų“, “Luminor”) yra įsipareigojusi saugoti visų asmenų privatumą tvarkant asmens duomenis. Asmens duomenis mes tvarkome pagal ES bendrąjį duomenų apsaugos reglamentą (BDAR) ir taikomus nacionalinius įstatymus. Šioje politikoje konkrečiai aprašyta, kaip asmens duomenis renkame, jais dalijamės ir juos saugome darbuotojų atrankų procese.
Kai dalyvaujate atrankoje į pareigas „Luminor“ organizacijoje, jūsų pateiktų ir (arba) teisėtai iš trečiųjų šalių gautų duomenų valdytoju tampa darbo vietą siūlantis „Luminor“ padalinys. Šie duomenys apima jūsų tapatybės duomenis, kontaktinius duomenis, darbo istoriją ir kvalifikaciją, įvertinimo ir testų rezultatus, pokalbių įrašus, atsiliepimus ir kt.
„Luminor“ padalinių kontaktinė informacija yra skelbiama mūsų tinklapiuose: www.luminor.ee; www.luminor.lv ir www.luminor.lt.
II. Asmens duomenų tvarkymas
Jūsų asmens duomenis tvarkome šiais tikslais:
- jūsų prašymo tinkamumo įvertinimui;
- atrankos proceso organizavimui ir bendravimui su jumis, taip pat jūsų informavimui apie kitas įdarbinimo galimybes;
- jūsų tinkamumo pareigoms įvertinimui;
- pokalbiams ir vertinimams atlikti;
- jūsų kvalifikacijos ir rekomendacijų patikrinimui atlikti.
Jūsų duomenis tvarkome remdamiesi šiais pagrindais:
- dėl būtinybės jūsų prašymu imtis tam tikrų priemonių prieš pasirašant darbo sutartį, jei būsite atrinktas (BDAR 6 straipsnio 1 dalies b punktas);
- laikydamiesi teisės aktuose nustatytų reikalavimų (BDAR 6 straipsnio 1 dalies c punktas);
- kai „Luminor“ turi teisėtą interesą įvertinti jūsų tinkamumą pareigoms, kuriose siekiate dirbti, ir išvengti interesų konflikto (BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktas);
- aiškiu jūsų sutikimu atitinkamais atvejais (BDAR 6 straipsnio 1 dalies a punktas).
„Luminor“ jūsų asmens duomenis saugos 6 mėnesius nuo jų gavimo, išskyrus atvejus, kai „Luminor“ su jumis sudarys darbo santykius arba jūs asmeniškai sutiksite, kad „Luminor“ jūsų duomenis saugotų ilgiau ir pakviestų dalyvauti būsimose atrankose.
Visų pirma renkame tuos jūsų asmens duomenis, kuriuos mums pateikiate tiesiogiai, tačiau taip pat galime juos gauti iš trečiųjų šalių (pavyzdžiui, „LinkedIn“ ar panašių profesinių socialinių tinklų platformų, rekomendacijų, viešųjų registrų ir kitų šaltinių).
Dėl centralizuoto atrankos proceso valdymo „Luminor“ jūsų asmens duomenis gali atskleisti kitoms „Luminor“ grupės įmonėms. Teisės aktuose numatytais atvejais aukščiausio lygio vadovų atrankai gali prireikti priežiūros institucijų patvirtinimo, ir tokiu atveju asmens duomenis turėsime pateikti šioms institucijoms.
Kadangi atrankos procesui supaprastinti „Luminor“ naudoja „TeamTailor“ AB priklausančią kandidatų atrankos platformą „TeamTailor“, „TeamTailor“ AB ir jos subrangovai prieigą prie kandidatų asmens duomenų gali turėti tada, kai teikia paslaugas. „TeamTailor“ AB veikia kaip „Luminor“ duomenų tvarkytoja. Dirbtinis intelektas „TeamTailor“ platformoje gali būti naudojamas kaip pagalbinė funkcija kai kuriems veiksmams automatizuoti, bet ne sprendimui priimti.
Jūsų žinioms, įgūdžiams ir tinkamumui pareigoms įvertinti galime naudotis išorinėmis testavimo platformomis. Šiose platformose kandidatai gali atlikti testus, kad galėtume įvertinti jų tinkamumą pareigoms. Visi duomenų tvarkytojai privalo laikytis sutartinių įsipareigojimų saugoti jūsų asmens duomenis ir tvarkyti juos tik pagal mūsų nurodymus.
III. Jūsų teisės
Turite teisę:
- susipažinti su „Luminor“ tvarkomais jūsų asmens duomenimis. Jūsų prašymu mes privalome:
- patvirtinti, ar yra tvarkomi su jumis susiję asmens duomenys, ir pateikti informaciją apie duomenų tvarkymo tikslus, atitinkamų asmens duomenų kategorijas ir gavėjus ar gavėjų kategorijas, kuriems šie asmens duomenys yra atskleidžiami;
- pateikti jums informaciją apie „Luminor“ tvarkomus jūsų asmens duomenis ir visą turimą informaciją apie jų gavimo šaltinį;
- paaiškinti jums automatizuoto asmens duomenų tvarkymo (jei taikoma) logiką;
- teisę reikalauti, kad „Luminor“ ištaisytų netikslius asmens duomenis;
- kai asmens duomenys tvarkomi remiantis sutikimu, turite teisę bet kuriuo metu atšaukti sutikimą, nedarant poveikio sutikimu pagrįsto duomenų tvarkymo teisėtumui iki jo atšaukimo;
- teisę gauti tvarkomus asmens duomenis susistemintu, įprastai naudojamu ir kompiuterio skaitomu formatu ir teisę tam tikromis sąlygomis persiųsti asmens duomenis kitam duomenų valdytojui. Ši teisė taikoma:
- tik jūsų pateiktiems asmens duomenims;
- tik informacijai, kuri neprieštarauja konfidencialumo ir komercinių ar profesinių paslapčių neatskleidimo principams.
- tam tikromis aplinkybėmis turite teisę reikalauti ištrinti asmens duomenis arba apriboti asmens duomenų tvarkymą;
- teisę nesutikti, kad jūsų asmens duomenys būtų tvarkomi tam tikrais tikslais ir tam tikromis sąlygomis;
- taip pat turite teisę pateikti skundą priežiūros institucijai: Estijoje – Duomenų apsaugos inspekcijai (www.aki.ee), Lietuvoje – Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai (www.ada.lt/); ir Latvijoje – Valstybinei duomenų inspekcijai (www.dvi.gov.lv/lv/).
IV. „Slapukų“ naudojimas Teamtailor platformoje
Naudojantis „TeamTailor“ platforma, informacija apie naudojimąsi gali būti išsaugoma kaip slapukai. Slapukai – tai pasyvūs tekstiniai failai, naudojantis paslauga išsaugomi naudotojo įrenginio, pavyzdžiui, kompiuterio, mobiliojo telefono ar planšetinio kompiuterio, interneto naršyklėje. Slapukus naudojame siekdami sudaryti geresnes galimybes naudotojui naudotis platforma, taip pat rinkdami informaciją, pavyzdžiui, statistinius duomenis apie naudojimąsi platforma. Taip siekiame užtikrinti platformos saugumą, ją prižiūrėti ir tobulinti. Kai kuriais atvejais slapukų renkama informacija gali būti asmens duomenys. Tuo atveju ją reglamentuoja mūsų Slapukų politika.
Slapukų naudojimą naudotojai gali bet kada išjungti pakeisdami nustatymus savo įrenginiuose. Slapukų išjungimas gali turėti įtakos platformos naudojimo patirčiai, pavyzdžiui, gali būti išjungtos kai kurios funkcijos.
V. Pasikeitimai
Turime teisę šią privatumo politiką bet kuriuo metu pakeisti arba papildyti. Naujausią privatumo politikos versiją visada rasite „TeamTailor“ platformoje. Laikoma, kad apie naują versiją naudotojams pranešta, kai naudotojas gauna apie naują versiją informuojantį elektroninį laišką (platformos naudojimui naudotojo nurodytu elektroniniu paštu), arba kai apie naują privatumo politikos versiją naudotojas informuojamas kitu būdu.
VI. Dirbtinio intelekto (DI) naudojimas atrankos procese
Kaip dalį atrankos proceso Luminor naudoja DI pagrįstus įrankius Teamtailor sistemoje, kurie padeda atlikti pirminę kandidatų atranką. Šie įrankiai padeda efektyviau ir nuosekliau peržiūrėti gyvenimo aprašymus (CV) ir paraiškos dokumentus, identifikuodami su pareigomis susijusią informaciją ir kurdami santraukas mūsų atrankų komandai.
DI nepriima sprendimų dėl įdarbinimo. Visi sprendimai, susiję su jūsų paraiška, yra priimami atrankų specialistų, ir žmonės visuomet turi galimybę peržiūrėti, kvestionuoti, pakeisti ar nepaisyti DI sugeneruotų rezultatų.
Kokius duomenis DI sistema tvarko?
DI įrankis tvarko jūsų paraiškoje pateiktą informaciją, įskaitant:
- CV ir motyvacinio laiško turinį,
- darbo patirtį, įgūdžius ir kvalifikacijas,
- papildomą informaciją, kurią savanoriškai pateikiate.
DI gali sugeneruoti CV santrauką arba išskirti pagrindinius punktus iš jūsų paraiškos, kad padėtų mūsų atrankos specialistams. Šie rezultatai saugomi kartu su jūsų kandidato profiliu ir jiems taikomi tie patys saugojimo terminai kaip ir jūsų paraiškos duomenims.
Kodėl naudojame DI?
DI naudojame tam, kad:
- užtikrintume efektyvią ir nuoseklią pirmojo etapo paraiškų atranką,
- padėtume nustatyti kriterijus, kurie yra svarbūs konkrečioms pareigoms,
- pagerintume atrankos procesų kokybę ir spartą.
Naudojant DI gyvenimo aprašymų atrankai ir kandidatų vertinimui, toks DI naudojimas pagal ES Dirbtinio intelekto aktą laikomas didelės rizikos DI naudojimo atveju.
Teisinis pagrindas:
Jūsų asmens duomenų tvarkymas, taikant DI pagrįstą atranką, grindžiamas:
- jūsų sutikimu imtis veiksmų jūsų prašymu iki darbo sutarties sudarymo; ir
- Luminor teisėtu interesu užtikrinti efektyvų, sąžiningą ir nuoseklų atrankos procesą.
Žmogiškoji priežiūra ir automatizuoti sprendimai:
DI sugeneruotus rezultatus visada peržiūri atrankos specialistas. Jūsų atžvilgiu nebus priimtas sprendimas, kuris būtų grindžiamas vien automatizuotu duomenų tvarkymu.
Jūsų teisės:
Jūs turite teisę:
- prašyti, kad jūsų paraiškos vertinime dalyvautų žmogus,
- prašyti paaiškinimo, kaip DI pagrįstas apdorojimas prisidėjo prie jūsų paraiškos įvertinimo,
- išreikšti savo nuomonę arba ginčyti DI pagrįstos analizės rezultatą.
Skaidrumas ir stebėsena
Luminor nuolat stebi DI sistemą, siekdamas nustatyti ir sumažinti galimas rizikas, tokias kaip šališkumas ar netikslūs rezultatai. Mes tvarkome dokumentaciją, kurioje aprašoma sistemos paskirtis, veikimas, saugikliai ir našumas, kaip reikalaujama pagal vidinį DI valdymą ir DI aktą.
Trečiųjų šalių dalyvavimas
DI funkcionalumą teikia mūsų atrankos platforma Teamtailor, kuri veikia kaip duomenų tvarkytojas Luminor vardu. Teamtailor tvarko jūsų duomenis tik pagal mūsų dokumentuotas instrukcijas ir laikydamasi sutartyje numatytų apsaugos priemonių.
VI. Turite daugiau klausimų?
Jei dėl jūsų asmens duomenų tvarkymo turite daugiau klausimų, kreipkitės į:
* Duomenų apsaugos pareigūną Lietuvoje: dataprotectionLT@luminorgroup.com;
* Duomenų apsaugos pareigūną Latvijoje: dataprotectionLV@luminorgroup.com;
* Duomenų apsaugos pareigūną Estijoje: dataprotectionEE@luminorgroup.com.
____________________________________________________________________
LV: Privātuma politika pieņemšanai darbā, izmantojot Teamtailor
I. Personas datu pārzinis
Luminor grupa (turpmāk arī „mēs”, „mūsu” vai „mūs”, „Luminor”) apņemas aizsargāt visu personu privātumu, apstrādājot personas datus. Luminor veikto personas datu apstrādi reglamentē ES Vispārīgā datu aizsardzības regula (VDAR) un piemērojamie valsts tiesību akti. Šajā politikā aprakstīts, kā konkrēti mēs vācam, koplietojam un aizsargājam personas datus darbā pieņemšanas procesa laikā.
Kad Tu piedalies atlasē uz amatu Luminor organizācijā, Luminor struktūrvienība, kura piedāvā darbavietu, kļūst par pārzini personas datiem, kurus Tu sniedz un/vai kuri tiek likumīgi iegūti no trešajām personām. Šie dati ietver Tavus identifikācijas datus, kontaktinformāciju, nodarbinātības vēsturi un kvalifikācijas, novērtējumu un pārbaudījumu rezultātus, interviju piezīmes un atsauksmes u.c.
Visu Luminor struktūrvienību kontaktinformācija ir atrodama mūsu tīmekļa vietnēs: www.luminor.ee; www.luminor.lv un www.luminor.lt.
II. Personas datu apstrāde
Mēs apstrādājam Tavus Personas datus šādiem galvenajiem mērķiem:
- novērtēt Tava pieteikuma piemērotību;
- organizēt atlases procesu un sazināties ar Tevi, tostarp informēt Tevi par citām darba iespējām;
- novērtēt Tavu piemērotību šim amatam;
- veikt intervijas un novērtējumus;
- pārbaudīt Tavu kvalifikāciju un atsauksmes.
Mēs apstrādājam Tavus personas datus uz šāda pamata:
- nepieciešamība veikt konkrētus pasākumus pirms darba līguma parakstīšanas, pamatojoties uz Tavu pieteikumu, ja atlases rezultātā esi izvēlēts/-a amatam (VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts);
- saskaņā ar tiesību aktos noteiktajām prasībām (VDAR 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts);
- ja Luminor ir likumīgas intereses novērtēt Tavu piemērotību amatam, kuram esi pieteicies/-kusies, un, lai izvairītos no interešu konfliktiem (VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts);
- attiecīgā gadījumā – Tava nepārprotama piekrišana (VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts).
Luminor saglabās Tavus personas datus 6 mēnešus no saņemšanas datuma, ja vien Luminor Tevi nepieņem darbā vai Tu individuāli nepiekrīti tam, ka Luminor saglabā Tavus datus ilgāku laika periodu, lai uzaicinātu Tevi piedalīties turpmākajos atlases procesos.
Mēs iegūstam Tavus personas datus galvenokārt, kad Tu tos mums iesniedz tiešā veidā, bet varam tos iegūt arī no trešajām personām (piemēram, LinkedIn vai līdzīgām profesionālajām sociālo tīklu platformām, atsauksmēm, valsts reģistriem un citiem avotiem).
Tā kā atlases process tiek pārvaldīts centralizēti, Luminor var izpaust Tavus personas datus citiem Luminor grupas uzņēmumiem. Tiesību aktos noteiktajos gadījumos augstākā līmeņa vadītāju atlasei var būt nepieciešama uzraudzības iestāžu atļauja, tādā gadījumā mums būs jāsniedz personas dati šādām iestādēm.
Tā kā Luminor izmanto Teamtailor kandidātu atlases platformu, kuras īpašnieks ir Teamtailor AB, lai vienkāršotu atlases procesu, Teamtailor AB un šī uzņēmuma apakšuzņēmumiem var būt piekļuve kandidātu personas datiem, sniedzot pakalpojumus. Teamtailor AB rīkojas kā datu pārzinis Luminor labā. Mākslīgo intelektu var izmantot Teamtailor kā palīgfunkciju atsevišķu soļu automatizācijai, bet ne lēmumu pieņemšanā.
Lai novērtētu Tavas zināšanas, prasmes un piemērotību amatam, mēs varam izmantot ārējās platformas, kas nodrošina testēšanas iespējas. Šīs platformas ļauj kandidātiem izpildīt testus, lai mēs varētu novērtēt viņu piemērotību attiecīgajam amatam. Visiem datu apstrādātājiem ir līgumsaistības aizsargāt Tavus personas datus un apstrādāt tos tikai saskaņā ar mūsu norādījumiem.
III. Jūsu tiesības
Tev ir:
- tiesības piekļūt saviem personas datiem, kas ir Luminor rīcībā. Pēc Tava pieprasījuma mums ir pienākums:
- apstiprināt, vai tiek apstrādāti ar Tevi saistīti personas dati, un sniegt informāciju par apstrādes mērķiem, personas datu kategorijām un personas datu saņēmējiem vai saņēmēju kategorijām, kam personas dati ir izpausti
- izpaust Tev Luminor rīcībā esošos Tavus personas datus un jebkuru pieejamo informāciju par to iegūšanas avotiem
- paskaidrot Tev jebkuras personas datu automātiskas apstrādes (ja tāda notiek) loģiku
- tiesības pieprasīt Luminor labot jebkādus neprecīzus personas datus;
- ja personas datu apstrāde ir balstīta uz piekrišanu, tiesības jebkurā laikā atsaukt piekrišanu, neietekmējot apstrādes likumību, kas ir pamatota uz piekrišanu pirms tās atsaukšanas;
- tiesības saņemt apstrādātos personas datus strukturētā, parasti izmantotā un mašīnlasāmā formātā, un ir tiesības nodot personas datus citam pārzinim atbilstoši konkrētiem nosacījumiem. Tiesības aprobežojas ar:
- Tevis sniegtajiem personas datiem;
- informāciju, kas nav pretrunā ar konfidencialitātes un komercnoslēpumu un profesionālo noslēpumu neizpaušanas principiem.
- konkrētos apstākļos Tev ir tiesības pieprasīt savu personas datu dzēšanu vai apstrādes ierobežošanu;
- tiesības iebilst pret personas datu apstrādi konkrētiem mērķiem un atbilstoši konkrētiem nosacījumiem;
- Tev ir arī tiesības iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei – Igaunijā Datu aizsardzības inspekcijai (tīmekļa vietne: www.aki.ee); Lietuvā Valsts datu aizsardzības inspekcijai (tīmekļa vietne: https://www.ada.lt/); Latvijā Datu valsts inspekcijai (tīmekļa vietne: http://www.dvi.gov.lv/lv/).
IV. Sīkdatņu izmantošana TeamTailor platformā
Kad lietotāji izmanto Teamtailor platformu, informācija par tās izmantošanu var tikt uzglabāta sīkdatņu veidā. Sīkdatnes ir pasīvas teksta datnes, kas Pakalpojuma izmantošanas laikā tiek glabātas interneta pārlūkprogrammā Lietotāja ierīcē, piemēram, datorā, mobilajā tālrunī vai planšetē. Mēs izmantojam sīkdatnes, lai uzlabotu lietotāja spēju izmantot platformu un iegūtu informāciju, piemēram, par statistiku attiecībā uz platformas izmantošanu. Tas tiek veikts, lai nodrošinātu, uzturētu un uzlabotu platformu. Informācija, kas tiek iegūta, izmantojot sīkdatnes, dažos gadījumos var būt personas dati, un šādos gadījumos to regulē mūsu Sīkdatņu politika.
Lietotāji var jebkurā laikā atspējot sīkdatņu izmantošanu, ierīcē mainot lokālos iestatījumus. Sīkdatņu atspējošana var ietekmēt platformas lietošanas pieredzi, piemēram, atspējojot atsevišķas funkcijas.
V. Izmaiņas
Mums ir tiesības jebkurā laikā veikt šīs privātuma politikas izmaiņas vai papildinājumus. Jaunākā privātuma politikas versija būs vienmēr pieejama Teamtailor platformā. Jauna versija tiek uzskatīta par paziņotu lietotājiem, kad lietotājs ir vai nu saņēmis e-pastu, kurā tiek informēts par jauno versiju (izmantojot e-pastu, kuru lietotājs norādījis saistībā ar platformas izmantošanu), vai tad, kad lietotājs ir citādi informēts par jauno privātuma politikas versiju.
VI. Mākslīgā intelekta (MI) izmantošana atlases procesā
Luminor atlases procesā izmanto ar mākslīgo intelektu (MI) darbināmus rīkus Teamtailor platformā, kas atbalsta pieteikumu sākotnējo izvērtēšanu. Šie rīki palīdz efektīvāk un konsekventāk pārskatīt CV un motivācijas vēstules, identificējot ar amatu saistīto informāciju un izveidojot kopsavilkumus mūsu atlases komandai.
MI nepieņem lēmumus par kandidātiem. Visus lēmumus saistībā ar jūsu pieteikumu pieņem cilvēks, un atlases speciālistiem vienmēr ir iespēja pārskatīt, apšaubīt, koriģēt vai pilnībā ignorēt MI radīto informāciju.
Kādus datus MI sistēma apstrādā?
MI rīks apstrādā tikai to informāciju, ko jūs pats iesniedzat pieteikumā, tai skaitā:
- CV un motivācijas vēstules saturu,
- darba pieredzi, prasmes un kvalifikāciju,
- jebkuru papildu brīvprātīgi sniegto informāciju.
MI var izveidot iekšējus kopsavilkumus vai izcelt svarīgākos punktus no jūsu pieteikuma, lai atbalstītu atlases speciālistus. Šie dati tiek glabāti kopā ar jūsu kandidāta profilu un tiem piemēroti tie paši glabāšanas termiņi kā pārējiem pieteikuma datiem.
Kāpēc mēs izmantojam MI?
MI izmantojam, lai:
- nodrošinātu efektīvāku un konsekventāku pieteikumu sākotnējo izvērtēšanu,
- palīdzētu identificēt amatam nozīmīgos kritērijus,
- uzlabotu atlases procesa kvalitāti un ātrumu.
MI izmantošana CV pārskatīšanā un kandidātu sākotnējā izvērtēšanā atbilstoši ES Mākslīgā intelekta aktam tiek klasificēta kā augsta riska AI lietojums.
Tiesiskais pamats:
Jūsu personas datu apstrāde ar MI atbalstītu izvērtēšanu balstās uz:
- jūsu piekrišanu un nepieciešamību veikt darbības pirms darba līguma noslēgšanas;
- Luminor tiesiskajām interesēm nodrošināt efektīvu, taisnīgu un konsekventu atlases procesu.
Cilvēciskā kontrole un automatizēti lēmumi:
- Visi MI radītie rezultāti vienmēr tiek pārskatīti cilvēka.
- Jūs netiksiet pakļauts lēmumiem, kas pieņemti tikai automatizētas apstrādes rezultātā.
Jūsu tiesības:
Jums ir tiesības:
- pieprasīt, lai jūsu pieteikumu izvērtē cilvēks,
- pieprasīt skaidrojumu par to, kā MI apstrāde ir ietekmējusi izvērtēšanas procesu,
- izteikt savu viedokli vai apstrīdēt MI radīto analīzi.
Pārredzamība un uzraudzība:
Luminor nepārtraukti uzrauga MI sistēmas darbību, lai identificētu un mazinātu iespējamos riskus, piemēram, aizspriedumus vai neprecizitātes. Mēs uzturam dokumentāciju, kas apraksta sistēmas mērķi, darbību, drošības pasākumus un veiktspēju, atbilstoši iekšējām MI pārvaldības prasībām un MI akta regulējumam.
Trešo pušu iesaiste:
MI funkcionalitāti nodrošina mūsu atlases platforma Teamtailor, kas darbojas kā datu apstrādātājs Luminor vārdā. Teamtailor apstrādā jūsu datus tikai saskaņā ar mūsu dokumentētajām instrukcijām un ievērojot līgumā noteiktos drošības pasākumus un kārtību.
VII. Ir vēl citi jautājumi?
Jebkuru turpmāku jautājumu gadījumā par jūsu personas datu apstrādi lūdzam sazināties:
* Datu aizsardzības speciālists Lietuvā: dataprotectionLT@luminorgroup.com;
* Datu aizsardzības speciālists Latvijā: dataprotectionLV@luminorgroup.com;
* Datu aizsardzības speciālists Igaunijā: dataprotectionEE@luminorgroup.com.
____________________________________________________________________
EE: Isikuandmete kaitse põhimõtted Teamtailori vahendusel värbamisel
I. Isikuandmete vastutav töötleja
Luminori kontsern (edaspidi ka meie või Luminor) kohustub kaitsma isikuandmete töötlemisel kõikide isikute eraelu puutumatust. Isikuandmete töötlemist Luminoris reguleeritakse ELi isikuandmete kaitse üldmääruse ja kohaldatavate riiklike õigusaktidega. Nendes põhimõtetes kirjeldatakse üksikasjalikult, kuidas me kogume, jagame ja kaitseme värbamisprotsessi käigus isikuandmeid.
Kui te kandideerite Luminori organisatsiooni tööle, on töökohta pakkuv üksus teie esitatavate ja/või kolmandatelt isikutelt seaduslikult hangitavate isikuandmete vastutav töötleja. See hõlmab teie isikuandmeid, kontaktandmeid, töökogemust ja kvalifikatsiooni, hindamis- ja testitulemusi, intervjuu märkmeid ja tagasisidet jne.
Luminori üksuste kontaktandmed on avaldatud meie veebisaitidel: www.luminor.ee, www.luminor.lv ja www.luminor.lt.
II. Isikuandmete töötlemine
Me töötleme teie isikuandmeid selleks, et:
- hinnata teie taotluse sobivust;
- korraldada valikuprotsessi ja teiega suhelda, sealhulgas teavitada teid teistest töövõimalustest;
- hinnata teie sobivust ametikohale;
- korraldada intervjuusid ja hindamisi;
- kontrollida teie kvalifikatsiooni ja soovitusi.
Me töötleme teie andmeid järgmistel alustel:
- vajadus teha enne töölepingu sõlmimist teie taotluse põhjal tegevusi, kui te osutute valituks (isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 6 lõike 1 punkt b);
- õigusaktidega sätestatud kohustuste täitmine (isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 6 lõike 1 punkt c);
- Luminori õigustatud huvi hinnata teie sobivust ametikohale, kuhu olete kandideerinud, ja ära hoida huvide konflikte (isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 6 lõike 1 punkt f);
- vajaduse korral teie selgesõnaline nõusolek (isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 6 lõike 1 punkt a).
Luminor säilitab teie isikuandmeid kuue kuu jooksul alates nende saamisest, välja arvatud juhul, kui Luminor võtab teid tööle või kui te annate Luminorile individuaalse nõusoleku oma andmete säilitamiseks pikema perioodi vältel, et saada tulevastel konkurssidel osalemise kutseid.
Me kogume teie isikuandmeid ennekõike otse teilt, kuid me võime neid hankida ka kolmandatelt isikutelt (nt LinkedInist või sarnastest töövaldkonna sotsiaalvõrgustikest, soovituskirjadest, avalikest registritest ja muudest allikatest).
Kuna valikuprotsessi hallatakse keskselt, võib Luminor jagada teie isikuandmeid teiste Luminori kontserni kuuluvate ettevõtetega. Seadusega sätestatud juhtudel võib kõrgema astme juhtide värbamisel olla vaja järelevalveasutuste nõusolekut. Sellisel juhul tuleb meil esitada nendele asutustele isikuandmeid.
Kuna Luminor kasutab värbamise lihtsustamiseks TeamTailor AB-le kuuluvat TeamTailori kandidaatide valimise platvormi, võib TeamTailor AB ja selle alltöövõtjad pääseda teenuste osutamise ajal ligi kandidaatide isikuandmetele. TeamTailor AB tegutseb Luminori volitatud töötlejana. TeamTailoris võidakse toetava funktsioonina kasutada tehisintellekti, et automatiseerida kindlaid samme, kuid mitte kunagi selleks, et teha otsuseid.
Teie teadmiste, oskuste ja ametikohale sobivuse hindamiseks võime kasutada väliseid testimisvõimalusi pakkuvaid platvorme. Kandidaadid saavad sellistel platvormidel täita teste, mis võimaldavad meil hinnata nende sobivust konkreetsele ametikohale. Kõikidel volitatud töötlejatel on lepinguline kohustus kaitsta teie isikuandmeid ja töödelda neid ainult meie juhiste järgi.
III. Teie õigused
Teil on:
- õigus tutvuda isikuandmetega, mida Luminor teie kohta töötleb. Teie taotluse alusel:
- kinnitame, kas teiega seotud isikuandmeid töödeldakse või mitte, ning anname teavet töötlemise eesmärkide, asjaomaste isikuandmete kategooriate ning isikuandmete saajate või nende saajate kategooriate kohta;
- avaldame teile, milliseid teie isikuandmeid Luminor töötleb, ja olemasolevat teavet nende allika kohta;
- selgitame teile isikuandmete töötlemise automaatse töötlemise põhimõtteid (nende olemasolul).
- õigus taotleda meilt ebatäpsete isikuandmete parandamist;
- kui isikuandmete töötlemine põhineb nõusolekul, õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta, ilma et see mõjutaks sellise andmetöötluse seaduslikkust, mis on toimunud enne nõusoleku tagasivõtmist;
- õigus saada töödeldud isikuandmeid struktureeritud, üldkasutatavas ja masinloetavas vormingus ning õigus edastada isikuandmeid teatavatel tingimustel teisele vastutavale töötlejale. See õigus kehtib üksnes:
- teie esitatud isikuandmete suhtes;
- teabe suhtes, mis ei ole vastuolus äri- või kutsesaladuste konfidentsiaalsuse ja avalikustamise keelu põhimõtetega.
- teatud asjaoludel on teil õigus taotleda isikuandmete kustutamist või nende töötlemise piiramist;
- õigus esitada vastuväiteid isikuandmete töötlemisele konkreetsetel eesmärkidel ja teatud tingimustel;
- teil on ka õigus esitada kaebus järelevalveasutusele – Eestis Andmekaitse Inspektsioon (veebisait www.aki.ee), Leedus riigi andmekaitseinspektsioon (veebisait https://www.ada.lt/) ja Lätis riiklik andmekaitseinspektsioon (veebisait http://www.dvi.gov.lv/lv/).
IV. Küpsiste kasutamine Teamtailori platvormil
Kui kasutajad kasutavad TeamTailori platvormi, võidakse selle kasutamise kohta käivat teavet säilitada küpsistena. Küpsised on passiivsed tekstifailid, mida säilitatakse teenuse kasutamise korral kasutaja seadme, näiteks arvuti, mobiiltelefoni või tahvelarvuti, veebilehitsejas. Me kasutame küpsiseid, et parandada platvormi kasutamise kogemust ja koguda teavet näiteks platvormi kasutamise statistika kohta. Selle eesmärk on platvormi turvata, hallata ja parandada. Küpsiste abil kogutav teave võib mõnel juhul hõlmata isikuandmeid ja sellisel juhul on see reguleeritud meie küpsiste kasutamise põhimõtetega.
Kasutajad võivad igal ajal küpsiste kasutamise keelata, muutes oma seadme seadeid. Küpsiste keelamine võib mõjutada platvormi kasutuskogemust, näiteks võidakse mõni funktsioon välja lülitada.
V. Muudatused
Meil on õigus neid isikuandmete kaitse põhimõtteid igal ajal muuta või täiendada. Isikuandmete kaitse põhimõtete uusim versioon on alati saadaval TeamTailori platvormil. Uus versioon loetakse kasutajatele teatavaks tehtuks, kui kasutaja on saanud kas e-kirja, milles antakse talle uuest versioonist teada (kasutades e-posti aadressi, mille on kasutaja platvormi kasutamisega seoses esitanud), või kui kasutajat on isikuandmete kaitse põhimõtete uuest versioonist muul viisil teavitatud.
VI. Tehisintellekti (AI) kasutamine värbamisprotsessis
Luminor kasutab oma värbamisprotsessi osana Teamtailori keskkonnas tehisintellektil põhinevaid tööriistu, mis toetavad kandideerimisdokumentide esmast hindamist. Need tööriistad aitavad CV-sid ja kandideerimisavaldusi tõhusamalt ja ühtlasemalt läbi vaadata, tuvastades ametikohaga seotud teavet ning koostades värbamistiimile kokkuvõtteid.
AI ei tee värbamises otsuseid. Kõik otsused Teie kandideerimise osas teeb alati inimene. Värbajal on igal ajal võimalus AI loodud tulemusi kontrollida, neile vastu vaielda, neid muuta või täielikult ignoreerida.
Milliseid andmeid AI töötleb:
AI tööriist töötleb üksnes Teie enda poolt kandideerimisel esitatud teavet, sealhulgas:
- CV ja kaaskirja sisu,
- töökogemust, oskusi ja kvalifikatsioone,
- muud vabatahtlikult edastatud teavet.
AI võib luua kandideerimisdokumentidest kokkuvõtteid või esile tuua olulisi punkte, et toetada värbajate hinnangut. Need väljundid salvestatakse koos Teie kandidaadiprofiiliga ning neile kehtivad samad säilitustähtajad mis muudele kandideerimisandmetele.
Miks me kasutame tehisintellekti:
AI abil saame:
- toetada tõhusat ja ühtset kandideerimisdokumentide esmast ülevaatust,
- tuvastada ametikohaga seotud olulisi kriteeriume,
- parandada värbamisprotsessi kvaliteeti ja kiirust.
AI kasutamist CV-de sõelumiseks ja kandidaatide hindamiseks käsitletakse EL AI Act’i kohaselt kõrge riskitasemega tehisintellekti rakendusena.
Õiguslik alus:
Teie isikuandmete töötlemine AI abil põhineb:
- Teie nõusolekul ning vajadusel toimingute tegemisel enne töölepingu sõlmimist.
- Luminori õigustatud huvil tagada tõhus, õiglane ja ühtne värbamisprotsess.
Inimlik kontroll ja automatiseeritud otsused:
- Värbaja vaatab alati üle AI loodud väljundid.
- Teiega seotud otsuseid ei tehta üksnes automatiseeritud töötlemise alusel.
Teie õigused:
Teil on õigus:
- taotleda, et Teie avaldust hindaks inimene,
- küsida selgitust selle kohta, kuidas AI-töötlus hindamisele kaasa aitas,
- esitada oma seisukoht või vaidlustada AI-põhise analüüsi tulemus.
Läbipaistvus ja järelevalve:
Luminor jälgib pidevalt AI süsteemi toimimist, et tuvastada ja vähendada võimalikke riske, sh kallutatust või ebatäpsusi. Koostame ja säilitame dokumentatsiooni, mis kirjeldab süsteemi eesmärki, toimimist, kaitsemeetmeid ja tulemuslikkust vastavalt sisemistele AI juhtimise põhimõtetele ja AI Act’i nõuetele.
Kolmandate isikute kaasamine:
AI funktsionaalsust pakub meie värbamisplatvorm Teamtailor, kes tegutseb Luminori nimel andmetöötlejana. Teamtailor töötleb Teie andmeid ainult meie dokumenteeritud juhiste alusel ning vastavalt lepingulistele turvanõuetele.
VII. Lisateave
Kui teil on lisaküsimusi oma isikuandmete töötlemise kohta, võtke ühendust järgmise isikuga:
* Andmekaitseametnik Leedus: dataprotectionLT@luminorgroup.com;
* Andmekaitseametnik Lätis: dataprotectionLV@luminorgroup.com;
* Andmekaitseametnik Eestis: dataprotectionEE@luminorgroup.com.
